Bauherren-Schutzbund e.V. optimiert seinen Arbeitsworkflow mit GRÜN VEWA

Der Bauherren-Schutzbund e.V.

Der Bauherren-Schutzbund e.V. ist eine im Jahr 1995 gegründete gemeinnützige Verbraucherschutzorganisation mit Sitz in Berlin. Unabhängige Bauherrenberater und Vertrauensanwälte beraten private Bauherren, Erwerber und Eigentümer in bautechnischen und baurechtlichen Angelegenheiten bei einem Neubau, Modernisierung oder Immobilienkauf. Eine Mitgliedschaft kann jeder beantragen, der eine bautechnische und baurechtliche Unterstützung bei seinem Immobilienvorhaben benötigt. Insgesamt werden deutschlandweit jährlich rund 45.000 Verbraucherberatungen durchgeführt und mehr als 10.000 Bauvorhaben im Alt- und Neubau betreut.

Ausschreibung und Workshop

In den letzten Jahren hatten sich die Anforderungen an eine Software beim Bauherren-Schutzbund erhöht. Eine Vielzahl von Funktionen und Prozessen sollten digitalisiert und erweitert werden. Daher entschied sich der Bauherren-Schutzbund zur Ausschreibung des Software-Projekts. Am Ende der Ausschreibung entschied sich der Bauherren-Schutzbund für die Softwarelösungen der GRÜN Software Group.

In Workshops wurde zunächst ein Fachkonzept erstellt, das die gewünschten Funktionen und Prozesse beschreibt. In aufbauenden Detailworkshops wurden diese Funktionen und Prozesse betrachtet und hinsichtlich der Umsetzbarkeit in VEWA geprüft. Daraus konnten notwendige Individual-Einrichtungen und Anpassungen der Software konzeptioniert werden.

Die Mitgliederverwaltung von VEWA managt die komplexe Vereinsstruktur

Die Vereinsstruktur beim Bauherren-Schutzbund ist komplex: Die Mitgliederverwaltung ist zentraler Bestandteil der Anwendung von VEWA. Tägliche Neuaufnahmen von Mitgliedern, oftmals mit ihren Partnern, werden in VEWA bearbeitet. Dabei wird jedem Mitglied ein Bauherrenberater und Vertrauensanwalt regional zugeordnet.

Die Zuordnung aller beteiligten Personen und der Mitgliedsbeiträge werden über die Mitgliederverwaltung GRÜN VEWA im Backoffice von den Mitarbeitenden des Bauherren-Schutzbundes gemanagt. Die Antragsstellung zur Mitgliedschaft erfolgt online über den Aufnahmeworkflow von eVEWA. Wichtig sind dabei die Abbildung von Beziehungen der verschiedenen Personengruppen untereinander, die in GRÜN VEWA über ein komplexes Beziehungsmanagement mit übergeordneten und untergeordneten Beziehungen dargestellt werden.

Innerhalb des Vereins gibt es Gremien, die sich aus verschiedensten Konstellationen von Vereinsmitgliedern, Bauherrenberater, Vertrauensanwälten oder auch Sachverständigen zusammensetzen. Die Gremienzuordnung wird ebenfalls über die Mitgliederverwaltung in VEWA gemanagt.

VEWA als Seminarverwaltung

GRÜN VEWA kommt beim Bauherren-Schutzbund zudem als Seminarverwaltung zum Einsatz. Mehrmals im Jahr lädt der Bauherren-Schutzbund beispielsweise zu öffentlichen Foren, zur Mitgliederversammlung oder internen Veranstaltungen ein. „Vereins- und Gremienmitglieder werden zu unterschiedlichen Veranstaltungen oder Modulen einer Veranstaltung eingeladen. Daher standen wir vor der Herausforderung, dass schon bei der Anlage einer Veranstaltung festgelegt werden kann, wer welche Veranstaltungen oder Module im Anmeldeworkflow sehen darf“ beschreibt Gundula Krauß, stellvertretende Geschäftsführerin beim Bauherren-Schutzbund e.V. die individuelle Anforderung im Anmeldeworkflow.

Mitgliederportal für Bauherren

Auf der eigenen Website hat der Bauherren-Schutzbund einen Online-Service für alle Mitglieder eingerichtet. Über dieses Mitgliederportal können die Bauherren ihre eigenen Daten verwalten, sich zu Veranstaltungen anmelden oder zusätzliche Angebote oder Informationen zu ihrem Bauvorhaben einholen. Das Mitgliederportal wurde von einer externen Agentur auf TYPO3-Basis erstellt und über einen Webservice mit VEWA verbunden.

Business-Portal für Bauherrenberater, Vertrauensanwälte und Gremien

Das Business-Portal ist eine komplexe Informations- und Diskussionsplattform für Bauherrenberater, Vertrauensanwälte und Gremien und basiert auf der Online-Mitgliederverwaltung GRÜN eVEWA. Über das Business-Portal können beispielsweise interne Fortbildungsveranstaltungen des Bauherren-Schutzbundes online gebucht werden, die in VEWA angelegt worden sind.

Im Business-Portal gibt es zudem Gruppen und zugehörigen Foren. Diese Gruppen und Foren sind Teil der eCollaboration-Software GRÜN.SOCIAL2, die nahtlos in GRÜN eVEWA integriert worden ist. Hierüber können beispielsweise die Bauherrenberater und Vertrauensanwälte in bautechnischen und baurechtlichen Foren ihre Erfahrungen austauschen, bautechnische Aspekte diskutieren oder juristische Fragen klären. Auch hat jedes Gremium eine eigene Gruppe im Business-Portal. Zudem gibt es allgemeine Gruppen: „Beispielsweise gibt es eine Gruppe BSB-Organisation. Dort stellen wir unseren Bauherrenberatern und Vertrauensanwälten alles zur Verfügung, was man rund um den Verein benötigt.“, führt Krauß auf.