Deutschlands größte Online-Spendenkampagne wird von GRÜN VEWA verwaltet

Die Wikimedia Deutschland – Gesellschaft zur Förderung Freien Wissens e. V. (WMDE) ist das deutsche Chapter der Wikimedia Foundation, der Betreiberin der Wikipedia. Wikimedia Deutschland finanziert sich fast ausschließlich über Spenden und Mitgliedsbeiträge. Und das mit Erfolg: In den letzten 5 Jahren konnten die Dauerspenden fast verdreifacht werden und die Anzahl der Mitglieder hat sich verdoppelt. Alle Spender und Mitglieder werden dabei komplett mit GRÜN VEWA verwaltet.

Wikimedia Deutschland e.V. ist ein gemeinnütziger Verein, der sich für die Förderung Freien Wissens einsetzt. Seit der Gründung im Jahr 2004 unterstützt der Verein verschiedene Wikimedia-Projekte – allen voran Wikipedia. Der Verein setzt sich für den kostenlosen Zugang zu  Freiem Wissen ein und engagiert sich damit für ein grundlegendes Recht des Menschen auf Bildung. Wikipedia ist, wie auch andere Schwesterprojekte, unabhängig  und werbefrei und nur durch ehrenamtliche Mitarbeit  und Spenden möglich.

Die Wikipedia ist gegenwärtig das meistbenutzte Online-Nachschlagewerk und liegt in den Top 10 der weltweit meistbesuchten Webseiten. Die Finanzierung erfolgt ausschließlich über Spendenbeiträge. Wikimedia Deutschland betreibt die Spendenkampagnen auf der Wikipedia in Deutschland. Und das mit Erfolg: In Deutschland ist dies die erfolgreichste Online-Spendenkampagne überhaupt. Vor wenigen Jahren wurde die Datenerfassung und Spenderanalyse noch mit einer selbst entwickelten Datenbank verwaltet. Mit zunehmendem Erfolg der Spendenkampagnen war schnell klar, dass diese selbst entwickelte Lösung schnell an ihre Grenzen stößt. Daher entschied sich Wikimedia Deutschland für GRÜN VEWA zur Verwaltung ihrer Spender und Mitglieder.

Jedes Jahr werden Spenden von der Wikimedia gesammelt – und das mit sehr großem Erfolg. Die Organisation, die als einzige Chapter neben der Wikimedia Schweiz und Wikimedia Frankreich außerhalb der  Wikimedia Foundation Spendenkampagnen durchführen darf, führt Deutschlands größte Online Spenden-Kampagne durch und bearbeitete 2022 über 650.000 Spendeneingänge mit einem Spendenvolumen von knapp 14 Millionen Euro. Alleine während der großen jährlichen Spenden Kampagne, die jedes Jahr im November und Dezember stattfindet, werden 97%  der gesamten Spendeneinnahmen eingenommen.

Die Wikimedia verwaltet mittlerweile über 800.000 Spenderadressen in GRÜN VEWA, wobei die tatsächliche Anzahl an Adressdatensätzen noch wesentlich höher ist, da die Spenden mehrerer zehntausend anonymer Spender gesammelt verbucht werden. In den letzten 5 Jahren hat sich das Spendenaufkommen verzehnfacht. Dank der weitreichenden Automatisierungen in GRÜN VEWA wird bei der großen Anzahl an Spendendatensätzen jedoch nur sehr wenig Personal zur Verwaltung benötigt.

Die Spendenverwaltung erfolgt komplett in GRÜN VEWA. Dank einer Reihe von Automatismen werden  eigehende Spenden direkt einem Datensatz zugeordnet:

Die Wikimedia verbessert kontinuierlich die Prozesse in VEWA. Dadurch konnten die Online- und Offline-Spendenprozesse deutlich optimiert werden.

Spendenkampagnen über Banner auf der Wikipedia-Website

Spendenkampagnen werden über ein Banner auf der Wikipedia-Website beworben. Dieses Banner leitet Nutzer zu einem speziell generierten Online-Spendenformular weiter, welches einen einzigartigen Buchstaben-Zahlen-Code, den W-Q-Code, enthält. Spender tragen diesen Code manuell in den Verwendungszweck ihrer Überweisung ein.

Überweisungen als Spendenzusage in VEWA importiert

Die Bank erfasst eingehende Überweisungen, die anschließend über den Elektronischen Kontoauszug (ELKO) in VEWA als Spendenzusage importiert werden. Dank des W-Q-Codes können Überweisungen, nachdem sie bei der Bank eingegangen sind und die Kontoauszüge über ELKO in VEWA importiert wurden, präzise einem Adressstamm, einer zugehörigen Spendenzusage und einem offenen Posten zugeordnet werden. Dies erfolgt durch ein sorgfältiges Abgleichen von IBAN, Name und/oder Verwendungszweck, welches zusätzlich einen umfangreichen Prüfprozess mit Bestätigungsfeld beinhaltet.

W-Q-Code zur Optimierung

ELKO kann verschiedene Sonderfälle bewältigen: Es erkennt automatisch Umlaute und sucht bei neuen oder geänderten Bankverbindungen nach dem Namen und anderen relevanten Daten, um passende Vorschläge zu unterbreiten. Zudem korrigiert es Fehler im Verwendungszweck, wie zum Beispiel einen falschen W-Q-Code, indem es in der Datenbank nach ähnlichen Übereinstimmungen sucht. Diese Suche kann durch einen speziellen Button „Ähnliche WQ-Codes ermitteln“ gestartet werden. Verwendet jemand einen veralteten W-Q-Code, erkennt ELKO diesen und sucht nach dem zugehörigen Namen oder IBAN, um eine korrekte Zuordnung zu gewährleisten.

Dank dieser Prozessoptimierungen konnte Wikimedia die Spendenverwaltung deutlich verbessern. Die Zuordnungsrate von Zahlungen stieg von 64% auf 90%. Die Bearbeitungszeit von Zahlungen nach ihrem Eingang verkürzte sich auf maximal 5 Tage. Dies ermöglicht eine effizientere Abwicklung von Online- und Offline-Spenden.

Durch die Bekanntheit und der Beliebtheit von Wikipedia sowie der Fundraising und Marketingerfolge  von Wikimedia steigt die Anzahl der Spenden- und  Mitgliedsbeiträgen kontinuierlich an. Hatte die Wikimedia Deutschland 2013 noch 7.000 Mitglieder, sind es  inzwischen über 107.000. In diesem Punkt bestätigte sich die Wahl, GRÜN VEWA als marktführendes System einzusetzen, weil  es der Wikimedia dank der vielen Automatisierungen möglich ist, mit nur wenigen personellen Ressourcen eine erheblich größere Anzahl an Spendern und Mit gliedern zu verwalten. Deutschlands größte Online-Kampagne wird von der Wikimedia Deutschland initiiert, die von Jahr zu Jahr erfolgreicher wird. Auch ein Erfolg von GRÜN VEWA.