Seminare europaweit buchen und abrechnen über die GRÜN VEWA-Familie
Seit der Einführung von GRÜN VEWA wurden mehr als 50.000 Teilnehmer und über 600 Vorträge und Seminare verwaltet: Die Robert Betz Transformations GmbH mit Sitz in München koordiniert ihre Seminare des Beststeller-Autors über GRÜN.
Robert Betz Transformations GmbH mit Sitz in München koordiniert ihre Seminare des Beststeller-Autors über GRÜN.
Anforderung an eine Software bei deutlichem Wachstum
Bis 2012 gab es bei der Robert Betz Transformations GmbH weder Software noch Verwaltungspersonal, da die bis dato, im Vergleich zu heute, geringe Anzahl an Seminaren und Vorträgen über externe Agenturen und ergänzende Excel-Listen koordiniert werden konnten. Etwa 50 Veranstaltungen wurden zu dieser Zeit jährlich veranstaltet. Mit steigendem Erfolg reichte das jedoch nicht mehr aus. Statt 50 Seminare finden nun jedes Jahr über 250 Veranstaltungen statt. Aufgrund des schnellen Wachstums musste schnellstmöglich eine professionelle Verwaltungssoftware eingeführt werden. Nach einem Besuch auf der CeBIT entschied man sich für den Einsatz der GRÜN VEWA-Familie.
Agile Implementierung einer hoch komplexen Datenstruktur
Der Startschuss zur Installation von GRÜN VEWA erfolgte im April 2012. Da die Produktivschaltung schnellstmöglich erfolgen sollte, entschied man sich für eine agile Projektumsetzung.
Die erste Hürde, die es bei der Implementierung der Software zu überwinden galt, bestand in der Prozessdefinition innerhalb der Robert Betz Transformations GmbH. Teilnehmer, Hotels, Flüge, verschiedene Steuersätze oder Hotelkontingente sind dabei nur einige Daten, die erfasst und verarbeitet werden müssen. Selbst bei 50 Veranstaltungen eine echte Herausforderung für Excel Listen. Heute, mit jährlich über 600 Veranstaltungen und über 50.000 Teilnehmern, wäre das einfach undenkbar. Für GRÜN VEWA jedoch problemlos händelbar, in Kombination mit den InternetBuchungen in GRÜN eVEWA die richtige Software zur Abwicklung der Seminare von Robert Betz.
Gemeinsam mit dem Consulting der GRÜN Software AG wurden zunächst Workflows definiert und die Integration der Software zeitgleich gestartet. Bis zur Produktivschaltung vergingen keine sechs Monate, da stets 2-3 Techniker und Projektleiter der GRÜN Software AG vor Ort in München waren.
Veranstaltungsworkflow mit GRÜN VEWA und GRÜN eVEWA
Die Buchung der Seminare erfolgt sowohl über GRÜN VEWA in der Geschäftsstelle als auch über GRÜN eVEWA im Internet, das nahtlos in der Internetseite des Unternehmens eingebettet wurde. Alle Teilnehmer werden mit hoher Usability für den Anwender hinsichtlich der logischen aber inhaltlich komplexen und umfangreichen Workflows eingebucht und sollgestellt. Teilnehmer buchen eine oder mehrere Veranstaltungen in Form einer Ausbildungsreihe bei der Robert Betz Transformations GmbH, die über VEWA zusammengefasst in einer Rechnung ausgegeben werden. Das an sich ist nichts Besonderes, jedoch müssen hier mehrere Besonderheiten berücksichtigt werden:
- Für alle Seminare werden für die Teilnehmer Kontingente z.B. für Flüge und Hotelzimmer gebucht. Neu-Anmeldungen werden in GRÜN VEWA erfasst und die Teilnehmer zugeordnet. Die Buchungsdaten werden aus VEWA heraus elektronisch an das Reisebüro geschickt, dort um Daten wie Flugnummern angereichert und an die Robert Betz Transformations GmbH zurück übermittelt. Der gesamte Vorgang erfolgt IT gesteuert.
- Bei Engpässen der Kontingente werden die Veranstalter rechtzeitig informiert, um eine Aufstockung der Zimmer bzw. Flüge vornehmen zu können.
- Die Anmeldebestätigung wird dynamisch aus Bausteinen zusammengesetzt, die je nach Seminar-Art, Preis und Teilnahme-Art in die Rechnung integriert werden. Jedes Dokument Anmeldebestätigung, Buchungsdetails, Rechnung, etc.) hat dabei sein eigenes Wasserzeichen.
- In einer zweiten Aussendung werden bei Auslandsseminaren das Flugticket und die finalen Reiseinformationen an die Teilnehmer direkt aus VEWA erzeugt. Zur Rechnung können beliebige Dokumente hinzugefügt werden, so beispielsweise ein Ablaufplan oder eine Anfahrtsskizze zum Veranstaltungsort.
- Viele Veranstaltungen der Robert Betz Transformations GmbH finden in Griechenland statt. Teilnehmer, die vor oder nach dem Seminar dort Urlaub machen wollen, können dies bei der Buchung mit angeben. So kann beispielsweise das gebuchte Einzelzimmer in ein Doppelzimmer nach dem Seminar getauscht werden.
Hoch komplexe Rechnungsstellung
Die Rechnungsstellung ist höchst komplex, da die Seminarleistung, die in Griechenland erbracht werden, entsprechend gekennzeichnet werden müssen. 75% der Rechnung werden in Deutschland erbracht und mit 19% MwSt. abgerechnet. Die restlichen 25% werden in Griechenland mit deren Steuersatz abgerechnet. Wenn nun der Teilnehmer eine Seminarreihe, die aus mehreren Veranstaltungen besteht, in Deutschland und in Griechenland inkl. Hotel und Flug bucht, werden entsprechend komplex aufgeschlüsselte Rechnungen vollständig automatisiert erstellt. Noch komplexer wird die Rechnungsstellung, wenn Teilnehmer aus dem Ausland Seminare buchen (Reverse ChargeVersteuerung). Auch das Mahnwesen ist komplex und wurde individualisiert. Zu jeder in GRÜN VEWA erstellten Veranstaltung können individuelle Mahnfristen hinterlegt werden. Zudem können teilnehmerbezogene Änderungen pro Seminarbuchung hinterlegt werden. Die Robert Betz Transformations GmbH veranstaltet europaweit Seminare. Ohne eine Software, die notwendige Besonderheiten des Buchung- oder Rechnungsworkflow abbilden können, stößt man schnell an Grenzen. Mit GRÜN VEWA und GRÜN eVEWA können diese Grenzen überschritten werden.
— Josef Finkl
