Veranstaltungs- und Terminplanung

Über eine grafische GANTT-Darstellung können in GRÜN VEWA7 bestehende Veranstaltungen in Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresansichten dargestellt und neue Veranstaltungen geplant werden.

Die Oberfläche ist so gestaltet, dass ein Anwender auf einfachem Wege per Drag and Drop die geplanten Veranstaltungen verändern kann. Die Zuordnung von Dozenten, Ressourcen und Räumen erfolgt ebenfalls vollkommen intuitiv per Drag and Drop.

Konflikte werden dem Anwender sofort kenntlich gemacht, in dem diese farbig (zweistufig, bspw. gelb und rot) in der grafischen Oberfläche dargestellt werden. Diverse Funktionen in der grafischen Oberfläche sorgen für ein neuartiges Anwendungsgefühl – bspw. beim schnellen Auffinden passender Dozenten, Räume und Ressourcen oder auch bei der Neuanlage von Veranstaltungen direkt aus der Belegungsplanung heraus. Eine flexible Auswahl von Arbeitszeiten, unterschiedliche Zeitraster sowie eine Anbindung von externen Kalendern aus MS Outlook runden die Funktionalität in diesem Bereich ab.

Die grafische Belegungsplanung in GRÜN VEWA7 kann per Knopfdruck in eine aus Office-Produkten bekannte Kalender-Oberfläche umgeschaltet werden. Eine einfach zu bedienende Date-Picker-Funktion ermöglicht ein schnelles Navigieren innerhalb des Kalenders.

Per Maus können einzelne Tage oder ganze Kalenderwochen angesprungen werden. Zudem können direkt aus dem Kalender Änderungen an den Veranstaltungsterminen durchgeführt werden und neue Veranstaltungen direkt im Kalender erfasst werden.

In GRÜN VEWA7 können Dozenten mit allen wichtigen Informationen, wie Bildung, Skills etc. erfasst und verwaltet werden. Speziell zur Dozenten-Verwaltung stehen entsprechende Masken-Sichten zur Verfügung, über die beispielsweise alle Dozenten-Einsätze in der Zukunft abgelesen werden können. Auch die in der Vergangenheit stattgefunden Dozenten-Einsätze sind hier dokumentiert. Dozenten stehen zudem als Ressource in der Planung über die oben beschriebene Belegungsplanung und die Kalender-Funktion zur Verfügung.

Ebenso können Veranstaltungsorte mit Ansprechpartnern vor Ort und den verfügbaren Räumen verwaltet werden. Beim Raum sind beispielsweise die Kapazitäten oder beliebige weitere Informationen zu hinterlegen, welche anschließend auch in der Planung genutzt werden können.

Zudem können beliebige weitere Ressourcen definiert werden. Hierzu zählt beispielsweise Präsentationstechnik wie Laptops, Beamer, Leinwand und Flipchart oder Seminarunterlagen, Raumausstattung und beliebige weitere Ressourcen. Diese stehen ebenfalls im Planungsbereich von GRÜN VEWA7 (GANTT- und Kalendersichten) zur Verfügung.

Über ein verfügbares Einrichtungsmodul kann eine Verknüpfung der Veranstaltungsplanung mit dem CRM in GRÜN VEWA7 erfolgen.

Zur Unterstützung bei der Planung auch komplexer Veranstaltungen, wie bspw. Tagungen oder Kongresse, können Planungsschritte definiert und automatisch bei der Planung den jeweiligen verantwortlichen Mitarbeitern in Ihrem Hause zugeordnet werden. Diese werden im CRM Kommunikationswesen abgelegt und als ToDos den jeweiligen Mitarbeitern in Ihrem Dashboard vor oder nach Ablauf der Veranstaltung zur Verfügung gestellt. Beispiele hierfür sind die Buchung und Freigabe von Hotelkontingenten, Catering, Dozentenverträgen oder den Versand von E-Mails mit der Bitte um Feedback zu einer Veranstaltung – auch online bei Nutzung unserer GRÜN eVEWA-Internetlösung.

Sämtliche Veranstaltungen, die im VEWA-Backoffice geplant werden, können sehr einfach zur Darstellung in einem Online-Veranstaltungskatalog freigegeben werden.

Den Veranstaltungskatalog bietet GRÜN über das Internet-System GRÜN eVEWA4 an. Zudem sind Schnittstellen mittels REST-API an andere CMS, wie TYPO3 oder WordPress möglich. Auch eine teilweise oder komplette Neugestaltung Ihres Internetauftritts bieten wir gerne über unsere Digitalagentur giftGRÜN an. Egal für welche Variante der Online-Anbindung Sie sich entscheiden – wir sind die Profis für Digitalisierung im Bildungsbereich!